Aufbewahrungspflicht Rechnungen Privat
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- Überblick Aufbewahrungsfristen: Privat- und Businessperson
Somit ist jetzt doch tatsächlich ein guter Zeitpunkt, um etwas Platz zu schaffen, denn du kannst jetzt alles wegwerfen, was du laut Gesetz nicht unbedingt aufbewahren musst. Voreilig wegwerfen sollte man Dokumente, Kontoauszüge und Rechnungen aber nicht. Einige Belege benötigt man noch für die Steuererklärung oder die Rentenversicherung. Damit nichts zu früh in den Reißwolf kommt, habe ich hier einen kurzen Überblick zu den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen und Geschäftsunterlagen zusammen getragen. [Tweet "Aufbewahrungsfristen helfen, wie ein Trainingsplans beim Sport, beim Ausmisten deiner Unterlagen"] Ausführliche Informationen gibt es z. B. bei der IHK oder beim Steuerberater des Vertrauens. Wer sich aber schnell einen Überblick verschaffen will, ist hier richtig: Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen 1. Aufbewahrungsfrist 2 Jahre Aufbewahrungsfristen von 2 Jahre gelten bei Quittungen und Kaufbelegen (bis zum Ablauf der Garantiedauer – normalerweise 2 Jahre) Hinweis: Rechnungen von teuren Anschaffungen, deren Garantie bzw. Gewährleistung abgelaufen ist sollten weiterhin aufgehoben werden, um den Wert bei einem Versicherungsfall belegen zu können.
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Wer die Rechnung und direkt auch den Kontoauszug dazu zusammenheftet und archiviert, der ist für den Fall der Fälle immer gut gerüstet. Mit dem Ende des dritten Jahres, nachdem die Rechnung eigentlich fällig war, verjährt der Anspruch, sodass diese Dokumente dann nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen fällt und die Unterlagen vernichtet werden können. Auch hier gilt wieder, dass die Belege für teure Anschaffung vielleicht zum Belegen der Ausgaben für die Hausratversicherung sinnvoll sein können. Bei anderen Bankunterlagen erhöhen sich die Aufbewahrungsfristen für private Haushalte sogar. Dieses ist dann der Fall, wenn viele, häufig getätigte Zahlungen an einen Empfänger nachzuweisen sind. Ein Beispiel sind die Zahlungen der Miete. Alle Belege, die für die mehrfach ausgeführten Zahlungen da sind, sollten daher erst nach dem Ende des vierten Jahres vernichtet werden. Bankunterlagen, wie Immobilienkaufverträge sollten dagegen sogar ein Leben lang aufgehoben werden. Diese Aufbewahrungspflicht der Privatpersonen hat vor allem den Vorteil, dass auch Jahre später noch dargelegt werden kann, wie viel für die Immobilie gezahlt worden ist.
Aufbewahrungsfrist Definition: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen worden ist und endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des Kalenderjahres. Für Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen, Privathaushalte gilt: Für fast alle Rechnungen gilt eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Geprüfte und bezahlte Rechnungen kann man allerdings schon vor Ablauf dieser Frist entsorgen - das schafft Platz im Ordner. Die Kündigung von Zeitschriften-Abos sollte man sich schriftlich bestätigen lassen. Diese Bestätigung kann nach spätestens einem Jahr in den Papierkorb. Bei allen wichtigen Dokumenten machte es auch Sinn diese einzuscannen und verschlüsselt auf einem Server in der Cloud zu speichern. So haben Sie im Zweifelsfall ein Kopie. z. B nach Feuer oder Wasserschaden. Grundsätzlich gilt: Man sollte Kaufverträge und Kassenbons mindestens für die Zeit der Gewährleistung oder Garantie verwahren. Die beträgt in den meisten Fällen zwei Jahre.
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Deshalb sind Sie in solchen Fällen gut beraten, einen gesetzeskonformen Textbaustein in Ihre Rechnung einzufügen. Formulierungsvorschlag (Stand: 2015): Hinweis: Als Privatperson sind Sie gemäß § 14b Abs. 1 UStG verpflichtet, diese Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Rechnungen, die im Jahr 2015 ausgestellt wurden, beginnt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2016 und endet am 31. Dezember 2017. In orgaMAX geben Sie diesen oder einen ähnlichen Hinweistext wahlweise im Einzelfall von Hand ein (zum Beispiel im Rechnungsfeld "Schlußtext") oder aber Sie hinterlegen den Textbaustein von vornherein in Ihrem Standard-Rechnungsvordruck. Dazu … wählen Sie unter "Stammdaten > Textbausteine u. Vorlagen" im Bereich "Rechnungen" Ihre Standard-Rechnungsvorlage aus, stellen den Cursor an die Stelle, an der der Hinweis erscheinen soll (z. B. im Bereich "Schlußtext"), fügen den Hinweistext (s. o. ) ein und klicken auf "F11 OK":
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Die Gewährleistung besteht hier genau diese Zeit, in der ein Mangel am Bau oder an den Arbeiten noch "Garantie" hat. Diese Belege sollten daher so gut aufgehoben werden, dass sie erst nach 5 Jahren aussortiert werden. Wer als Angestellter höhere Einnahmen als 500. 000 € im Jahr erzielt, der muss eine Aufbewahrungsfrist einhalten. Es gilt, dass sämtliche Dokumente, vor allem aber die steuerlich relevanten aufgehoben werden müssen. So sind Kontoauszüge davon betroffen, die laut gesetz einer 6 jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Private Bankunterlagen unterliegen einer dreijährigen Aufbewahrungsfrist. Gemeint sind hier Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, wie Kontoauszüge oder Quittungen. Eine Rechnung kann auch dann, wenn sie eigentlich schon bezahlt worden ist, doch noch einmal eingefordert werden. Der Käufer ist dann gut beraten, wenn er direkt belegen kann, dass diese schon bezahlt worden ist. Aus diesem Grund gilt: Die dreijährige Aufbewahrungsfrist für private Käufe sollte eingehalten werden.
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